שירות כלל ארצי |
כתב מינוי רשמי של בית משפט

מדוע תמלול לעיריות ומועצות הוא חשוב?

תמלול, פעולת ההמרה של שיחה המתנהלת בזמן אמת או שיחה מוקלטת לכדי מסמך כתוב, הינו פעולה שכיחה בדיוני מועצה של עיריות ודיונים המתקיימים במועצות איזוריות. לפעולת התמלול ישנה חשיבות מכרעת לסדר התקין של פעילות העיריות והמועצות.

 

מהם המאפיינים של דיוני מועצה בעיריה?

דיוני מועצה בעיריה אינם דומים לכל דיון אחר המתקיים בפורומים שונים. לדיוני מועצה קיימים מספר מאפיינים יחודיים, אשר משפיעים על היכולת לתעד את הנעשה בהם.

ריבוי משתתפים

בדיוני מועצה משתתפים נציגים רבים, ומספרם מגיע לעיתים ליותר מ – 15 משתתפים. זאת, בלי לקחת בחשבון יועצים חיצוניים המגיעים לישיבות אלו על מנת להציג אג'נדה ולייעץ בתחום הרלוונטי. ריבוי משתתפים זה מקשה, פעמים רבות, על היכולת לאמת בזמן אמת את זהות הדובר, ולבצע רישום פרוטוקול מסודר. 

דיון משולב

בדיוני מועצה מתקיים, פעמים רבות, דיון משולב, שבו מספר דוברים עלולים לקטוע זה את דברי זה בזמן אמת. לא תמיד קל להקפיד בדיונים מעין אלו על קיום דיון סדור המתנהל על פי רשות דיבור. בתצורת ניהול דיון כזאת, קשה עד בלתי אפשרי להציג תמונה ברורה המשקפת את סדר הדיבור של המשתתפים השונים.

נושאים טעונים

לא מעט פעמים, מדובר בדיונים המתקיימים סביב נושאים טעונים, ובפרט נושאים הקשורים בתעדוף משאבי העיריה או המועצה אל מול צרכים שונים של האזרח. לעיתים, תיעוד הדיונים האלו יכול להגיע לבית משפט, במקרה שבו קיימת מחלוקת עיקרית סביב שיטת הקצאת המשאבים. הנושאים הטעונים יוצרים לעיתים שימוש מוגבר בטונים גבוהים במהלך הדיון, מה שמקשה מאוד על תהליך הרישום של הדברים הנאמרים.

 

המאפיינים האלו של הדיונים המתקיימים בעיריות ובמועצות האיזוריות מקשים מאוד על עבודת תיעוד סדורה של קלדנים הנדרשים לבצע רישום פרוטוקול בזמן אמת. המתודה שבה נוהגים לבצע רישום ותיעוד זה, היא באמצעות הקלטת השיחות ותיעודן בשלב מאוחר יותר.



מהם היתרונות של תמלול דיוני עיריות ומועצות מקומיות?

לפעולת התמלול של דיונים המתקיימים בעיריות קיימים מספר יתרונות מרכזיים. אלו הסיבות שהופכות את התמלול למתודה המועדפת, האפקטיבית והיעילה ביותר לצורך רישום סדור של הנושאים המרכזיים שצפו במהלך הדיונים:

תיעוד סדור

תיעוד מהווה בקרת מפתח בכל הקשור למנהל תקין. בצורה כזאת, הופכים הדיונים לדיונים סדורים ומפוקחים, וזמינים לפעולת ביקורת פנימית מטעם העיריות.

ראיה משפטית

מאחר שהדיונים מתבצעים סביב נושאים שהם, לא פעם, טעונים, עלול להידרש התיעוד שלהם, במהלך התנהלות בבית משפט. לכן, תמלול ותיעוד דיוני המועצה הוא קריטי לצורך היכולת להוכיח את טענת העיריה בערכאות המשפטיות.

שקיפות

יתרון מרכזי נוסף של תמלול הדיונים המתקיימים בעיריה הוא השקיפות לציבור. מאחר שאין זה מעשי לחשוף את הציבור להקלטות של הדיונים עצמם, הרי שתיעוד סדור במסמכים כתובים יכול להנגיש את המידע לציבור, ביתר קלות וביתר נוחות.

 

חשבנו שיעניין אותך...

המומחים שלנו כאן בשבילך